Закулисье успешной организации международной конференции по паллиативной и хосписной помощи

В процессе подготовки к мероприятию мы потратили немного времени для того чтобы выбрать площадку, так как у нас большой список подходящих площадок, оснащенных для проведения медицинских мероприятий. С учётом количества участников данного мероприятия мы выбрали Конгресс-Центр Сеченовского Университета. Он отвечает всем требованиям и задачам.

Наши менеджеры передали технические требования на площадку и была согласована работа стационарных светодиодных экранов, местной системы звукоусиления и плазменных экранов.

Кроме того, мы определили с техническими специалистами от площадки технические требования к медиазаставкам на экраны, протестировали местную звуковую систему, подготовили индивидуальную широкоформатную заставку совместно с дизайнерами заказчика.

Согласование работ с клиентом шло очень быстро и на высококачественном уровне, так как с самого начала клиент поставил задачу работать всем как единый механизм, как единое целое, поэтому получали от заказчика быструю обратную связь по каждому ключевому аспекту подготовки к мероприятия.

Наш плановый отдел сразу же начал подготовку к мероприятию и так как у нас очень большой опыт в проведении мероприятия, мы быстро наметили определённые шаги, согласовали их с клиентом и составили план действий.

Поиск и наем необходимого персонала (техники, переводчики и т.д.)

Технический и административный персонал находится у нас в штате, поэтому мы очень быстро назначили старших ответственных лиц по каждому техническому моменту. У нас работает отдел онлайн-трансляции, онлайн-регистрации, звукорежиссёры, кроме того мы ангажировали самых лучших синхронистов английского языка для перевода презентаций сложной медицинской тематики. Мы запросили иностранных лекторов прислать свои презентации для подготовки переводчикам, перевели программу и сетку мероприятия на английский язык.

Мы разработали свою собственную онлайн-платформу для мероприятий с множеством функций: чатом, онлайн-трансляцией, расписанием, программой, информацией о спикерах, их регалиях, возможностью задавать вопросы спикерам. Платформа является модульной разработкой, поэтому мы оптимизировали её под конкретное мероприятие.

Мы создали модуль онлайн-регистрации со списком необходимой информации, которую должен предоставить каждый участник, подготовили специальное индивидуальное письмо для каждого участника, которое содержало информацию о времени подключения, информацию о баллах НМО и работы на нашей платформы.

Письмо содержало также индивидуальную ссылку и личный qr-код для участия в мероприятии. Мы оперативно сделали рассылку по всем подведомственным площадкам и онлайн-регистрация прошла успешно. Было зарегистрировано более 3.000 онлайн-участников и около 700 очных участников. Развёрнутый нами колл-центр с удовольствием помог каждому участнику зарегистрироваться и решить оперативный вопросы.

В это время синхронный переводчики готовились к предстоящему переводу, штудировали лексические словари уточняли непонятные моменты презентаций с иностранными лекторами. Программа и сетка мероприятия были разосланы как российским, так и зарубежным участникам.

Выставочную зону мы готовили в тесном контакте с экспонентами. Предоставили каждому участнику по ЖК-экрану для демонстрации рекламных роликов компаний. Кроме того, мы предоставили стойки для демонстрации продукции или рекламной раздатки каждого экспонента.

За день и за час до мероприятия мы повторно отправили рассылку с письмами, индивидуальными QR-кодами, программой и всей необходимой информацией по предстоящему онлайн-мероприятию.

Регистрация, как всегда, началась очень рано в 7:30 утра, так как начали прибывать участники из других городов и из других стран. Осложнялось всё тем, что заказчик решил использовать для работы за стойкой регистрации волонтёров Сеченовского университета, поэтому нашему администратору необходимо было за полчаса рассказать и показать все нюансы работы за нашим оборудованием.

Мы добились бесперебойной работы всех сервисов и оборудования за счёт назначения за каждым залом координатора и старшего инженера, которые следили за техническим персоналом, волонтёрами и программой. За онлайн-трансляцией в каждом зале отвечал старший видеорежиссёр, который вёл трансляцию, ему помогал ассистент, который включал необходимые презентации. Согласно программе и сетке мероприятия звукорежиссёр работал за аудиопультом, операторы получали команды от видеорежиссёра по специальной радиосвязи. В одном из залов модератор мероприятия попросил провести голосование участников на онлайн-платформе и в очном порядке. Мы предоставили дополнительно систему интерактивного голосования с пультами для очных участников и синхронизировали процесс голосования с нашей онлайн-платформой, на которой удалённые участники смогли также проголосовать.

Клиент был очень благодарен, что мы смогли за такое короткое время решить этот вопрос положительно.

Заранее мы подготовили навигационные стойки, которые показывали направление движения к тому или иному залу или объекту, поэтому мы сократили количество нанятого персонала. В залах работали наши хелперы, которые помогали с микрофонами при возникновении вопросов из зала и участвовали в мастер-классах по темам мероприятия.

Сбор обратной связи от участников начался ещё в процессе проведения мероприятия, когда участники писали свои комментарии по поводу программы, презентаций, докладов и того о чём они узнали впервые. Наши специалисты выгрузили статистику по активностям всех онлайн-участников: то что они писали в чат, какие вопросы они задавали лектором через личный кабинет, обратную связь, которую они оставляли организаторам мероприятия. В большинстве своём комментарии были положительные: участники отмечали насколько полезны были доклады, в целом организацию мероприятия, программу и конечно, техническую поддержку.

Cпециалисты нашей компании собрали и проанализировали весь массив данных, всю обратную связь по прошедшему мероприятию и пришли к выводу что данная конфигурация, которую мы предложили оказалась успешной, так как закрывает потребности организаторов мероприятий как в очном формате, так и в онлайн формате. Онлайн-участники отмечали качество онлайн-трансляции, программу, высокую актуальность тем и удобство онлайн-платформы.

Подготовка отчета для клиента длилась не более 2 дней после завершения мероприятия. Клиенту была предоставлена выгрузка чата трансляции, вопросов спикерам и выгрузка полной статистики по каждому онлайн-участнику: фамилия, имя, отчество, место работы, специальность, сколько участник находился времени на платформе, насколько был активен в чате, сколько раз подтверждал своё участие посредством всплывающего окна. Кроме того, заказчику была предоставлена запись мероприятия из всех залов, в течение двух недель был проведён видеомонтаж всего отснятого материала и загружен на авторский Youtube-канал Ассоциации. В итоге получилось более 120 видеороликов с докладами участников выполненных в фирменном стиле клиента. Таким образом, мы выполнили все требования портала непрерывного медицинского образования и Фонда президентских грантов.